はじめに

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最近、「AI」という言葉をニュースやネットでよく見かけますよね。AI（人工知能）とは、人間の代わりにコンピュータが考えて作業をしてくれる技術のことです。「AIって難しそうだし、自分の仕事には関係ないかな」と思っている経営者や士業の方もいるかもしれませんが、それは大きな勘違いです。

中小企業や士業の事務所でも、AIを使えば今までの業務が劇的にラクになり、社員の負担をぐっと減らせます。「え？本当にそんなに便利なの？」と思うかもしれませんが、本当なんです。

では、具体的にAIをどう導入すればいいのでしょうか。今日は高校生でも分かるよう、シンプルな言葉で説明していきます。

① なぜAIを導入するのか、まず目的を決めよう

AIを導入する目的がはっきりしていないと、何をすればいいのか分かりません。まずは、こんな悩みがないか考えてみましょう。

日々の業務でこんな困りごとはありませんか？

• 「いつも単純な作業に時間を取られている」
• 「同じ作業を毎日繰り返している」
• 「人手不足で困っている」
• 「ミスが多くて困っている」

例えば、士業の事務所なら「書類作成」や「契約書のチェック」、中小企業なら「問い合わせ対応」や「在庫管理」といった単純作業は、AIに任せることができます。

自社の業務を見直して、どんな作業をAIに任せられるか具体的に探してみましょう。

② AIで何ができるのか、具体例を学ぼう

AIが何をしてくれるのか知らないと、導入のイメージがなかなか湧きませんよね。具体例を知れば、AI導入後の自社の姿がイメージしやすくなります。

問い合わせ対応AIチャットボット

お客様からのよくある質問に24時間365日、AIがすぐに答えてくれます。営業時間や料金、サービス内容、予約状況など、お客様がよく聞いてくることにもサクッと対応。スタッフがいなくても、しっかりとした顧客対応ができるようになります。

契約書チェックAI

士業の仕事でよくある契約書や法律文書をAIがすぐにチェック。誤字脱字や形式的な不備、さらには法令との整合性など複雑な問題も素早く見つけてくれます。人間の目では気づきにくい細かなミスも防げるので、法的トラブルのリスクをグッと減らせます。

データ入力自動化AI

エクセルへのデータ入力や書類作成などの単純作業を自動化できるだけでなく、大量の情報もあっという間に処理。人為的なミスも減らせます。これにより社員はもっと大切な創造的な仕事に時間を使えるようになり、会社全体の生産性もアップします。

こういった身近な業務から始めれば、AIの効果をすぐに実感できますよ。

③ 現状の業務をリスト化しよう（見える化）

AIを導入するには、今の業務を整理して「どの作業にAIを使うべきか」を考える必要があります。

具体的には次のように業務を見える化しましょう：

• 現在行っている作業を全てリストアップする：まずは会社でどんな仕事が日常的に行われているか、全部書き出してみましょう。小さな作業も含めて漏れなく書き出すのがポイントです。
• 作業にかかる時間や負担度を数字で評価する：各業務にどれくらい時間がかかるか、また社員がどれだけ大変に感じているかを5段階などで数値化してみましょう。これで、どの業務が一番時間と労力を使っているかがはっきりします。
• 単純で繰り返しが多く、人がやる必要のない作業をピックアップする：評価した結果から、繰り返しの多い単純作業など、AIに任せられる業務を選びましょう。こういった決まりきった作業こそ、AI導入の最適な候補です。

こうすれば、どこにAIを導入すれば一番効果が高いかが見えてきます。

④ 使いやすいAIサービスを探して選ぶ

業務の整理ができたら、自社に合ったAIサービスを選びましょう。選ぶ際には、会社の業種や規模、社員のITスキル、導入予算などをよく考えることが大切です。また、実際にそのサービスを使っている企業の事例やレビューをチェックして、自社に合っているか慎重に判断してくださいね。

良いAIサービスの条件として、次のポイントをチェックしましょう：

• コストが安く、すぐに導入できる：初期費用が少なく、導入までの時間が短いサービスを選べば、リスクを抑えられます。月額制や使った分だけ払うタイプなど、会社の規模に合った料金プランがあるものが理想です。
• 操作が簡単で社員全員が使いやすい：複雑な操作が必要なサービスは、なかなか社内に浸透しません。直感的に使えて、特別な知識がなくても簡単に操作できるものを選びましょう。
• アフターサポートが充実している：導入後に問題が起きた時のサポート体制もチェック。電話やチャットでのサポートがあるか、日本語対応しているかなども確認しておくといいですね。

契約書チェックなら「LegalForce」、チャットボットなら「ChatPlus」、データ入力なら「AI-OCR」など、様々なサービスがあります。

⑤ 導入前に無料トライアルを試す

AIサービスの多くは、無料でお試しができます。まずは無料トライアルで使ってみて、社内で評価してみましょう。実際に使うことで、使いやすさや機能性、自社の業務との相性がわかります。トライアル期間中は実際の業務データを使って検証し、本格導入した場合の効果を具体的に予測しましょう。また、この期間に社員の意見も集めて、導入する際の参考にするといいですね。

⑥ 小規模からスタートし、徐々に広げる

最初から会社全体で導入する必要はありません。まずは特定の部署や小さな範囲でテスト導入して、効果をじっくり検証しましょう。具体的には、導入前後で作業時間やミスの数、社員の負担感を数値化して比較すると、実際の改善効果がはっきりわかります。その成果を社内で共有し、段階的に導入範囲を広げていけば、スムーズにAIを社内に定着させられますよ。

⑦ AIを活用するための社内教育を忘れずに

社員がスムーズにAIを使えるよう、定期的な教育や研修を行いましょう。AIツールの基本的な使い方から応用テクニックまで、段階的に学べる機会を作るといいですね。また、社内にAI活用の得意な人やリーダーを育てることで、導入後も効果を高め続けることができます。教育は一度きりではなく、定期的に行うことで、AIツールの活用レベルを上げ、より大きな業務改善につなげられます。

【まとめ】AI導入は業務改善の近道！

AI導入は特別なことではありません。スマホやSNSのように、使えば使うほど便利になるツールなんです。少しずつでも導入を進めれば、業務のムダがどんどん減り、本当に大切な仕事に時間を使えるようになります。高校生でもわかるように、無理なく少しずつ、でも確実にAI導入を始めていきましょう！あなたの会社がAIでさらに成長し、未来に向けて一歩前進できることを、心から応援しています！