はじめに

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みなさん、ChatGPTというAIはもう使っていますか？最近はテレビやSNSなどでもよく耳にしますよね。「実際どう使えばいいの？」と思っている方も多いでしょう。特に士業（弁護士、税理士、行政書士、司法書士など専門的な資格を持つ職業）の方々は、業務が複雑で専門性も高いので「AIなんて使えない」と感じることが多いかもしれません。でも実は、士業の業務こそChatGPTが得意とする分野なんです。今回はその理由について分かりやすく説明します。

士業とAIって、相性抜群？

士業の業務には書類作成や法律情報の調査、顧客への対応など、多くの時間を必要とするものがあります。特に書類作成や調査業務は、時間がかかる割には単純作業が多く、忙しい士業の方にとって負担になっています。ここで活躍するのがChatGPTです。

ChatGPTは、自然な文章を書いたり、複雑な質問に対してわかりやすく回答を作成できるAIです。たとえば契約書のドラフトを作ったり、法律や税務に関する一般的な情報を素早く検索して整理するのに非常に便利です。士業が日々繰り返す単純作業をAIに任せることで、本当に専門的な判断や、顧客への丁寧な対応に集中できるようになります。

具体的な活用方法

では、具体的にどのような場面でChatGPTを使えるのか見ていきましょう。

1. 法律情報の調査と整理

弁護士や司法書士は法律に関する膨大な資料を扱います。最新の法律情報や過去の判例を調べるのは手間がかかりますよね。ChatGPTを使えば、法律や判例を迅速に整理し、要点をまとめることが可能です。質問を入力すれば関連する情報を短時間で提供してくれるため、調査時間が大幅に短縮されます。

例えば、こんな質問ができます：

• 「労働基準法での残業時間の制限は？」
• 「〇〇という事例で判例を教えて」

2. 契約書や書類作成の支援

契約書や各種申請書の作成は、士業の基本業務ですが、同じような文言を何度も入力するのは非効率です。ChatGPTなら、必要な条件を指定するだけでテンプレートを作成したり、既存の書類の修正案を出したりと、手間を大幅に削減できます。ミスのリスクも減らすことができます。

作成したい書類の種類や内容を具体的に指示するだけで、基本的な文書の下書きを自動生成してくれるので、ゼロから作成する手間が省けます。その後、専門的な観点から内容を調整すれば、効率的に高品質な書類を作成できます。

3. 顧客対応の効率化

士業の業務には顧客対応も重要です。ChatGPTを活用すると、頻繁に聞かれる質問に対してあらかじめ回答を準備しておけます。例えば、よくある質問のリストを作成しておき、顧客が質問した際に素早く正確な回答を提供できます。これによって顧客満足度も向上します。

また、メールの下書きや説明資料の作成にも活用でき、コミュニケーションの質を高めながら時間も節約できます。特に初歩的な質問への対応はAIに任せることで、より専門的な相談に時間を割くことができるようになります。

AI活用の注意点

ここでひとつ注意点があります。ChatGPTは非常に便利ですが、100%正確とは限りません。特に法律や会計の分野は細かなニュアンスが重要になるため、最終的な確認や判断は人間が行う必要があります。AIの出力をベースにして、専門家がチェックを入れるという使い方をすることが理想的です。

情報の鮮度にも注意が必要です。ChatGPTのトレーニングデータには最新の法改正や判例が含まれていない場合があるため、常に最新情報と照らし合わせる習慣を持ちましょう。

競争力を保つために

AIの活用を避けることで起こる最も大きなリスクは、業務効率の低下と競争力の低下です。他の事務所がAIを積極的に導入して効率化を図る中、AIを使わないと業務処理速度やサービス品質で遅れをとる可能性があります。士業こそ、ChatGPTのような最新AIツールを活用して、業務効率化やサービス向上を目指すことが重要です。

士業のためのChatGPT導入ステップ

最後に、士業がChatGPTを導入するための簡単な手順をお伝えします。

1. 業務の洗い出し

まずは日々の業務で時間がかかっている部分を特定します。業務をカテゴリー別に分類し、どのような問題があるか具体的に書き出しましょう。また、社員一人ひとりにアンケートを実施することで、現場の意見や潜在的な課題を見つけ出し、より正確に問題点を把握しましょう。

2. ChatGPTへの指示

特定した業務について、ChatGPTにどのような質問や作業をさせたいかを明確にします。具体的な指示の書き方を決め、指示文のテンプレートを作成すると効率的です。さらに、指示の精度を高めるために、具体例を複数用意し、曖昧な表現を避け、明確な指示文を作成しましょう。

3. テスト運用

小さな規模でChatGPTを導入し、実際の業務で使えるか試してみます。特定のチームや特定の書類作成プロセスなど、範囲を絞って導入し、その効果を測定します。試験運用中は定期的に進捗状況や問題点をチェックし、現場からのフィードバックを積極的に取り入れましょう。

4. 結果の検証と改善

AIが生成した回答を専門家がチェックし、正確性や使い勝手を改善します。改善点をフィードバックし、ChatGPTに再学習させて精度を高めましょう。また、AIがうまく対応できなかったケースについては、原因を分析し、同様の問題を予防する対策を検討しましょう。

5. 拡大運用準備

テストで得られた結果をもとに、ChatGPTの運用範囲を徐々に拡大するための計画を作成します。必要な教育や研修もこの段階で行いましょう。特に社員に対してはAIに関する基本的な知識や使用方法を理解してもらうため、ワークショップやセミナーを開催すると効果的です。

6. 本格運用

結果を踏まえ、日常的に利用して業務の効率化を進めます。定期的なレビューと改善を繰り返し、さらに効果を高めていきましょう。運用開始後も定期的なアンケートやミーティングを通じて、社員の意見を収集し、AI導入の効果を定量的・定性的に評価しましょう。

まとめ

ChatGPTのようなAIは士業の仕事を奪うものではなく、むしろサポートして業務を効率化し、より価値の高い仕事に集中できる環境を整えるための存在です。高校生でも理解できる簡単な方法で説明した通り、AIはこれからの時代、士業の頼れるパートナーとなるでしょう。

まだ使ったことがない方は、ぜひ今日から試してみてください。未来の働き方が大きく変わるはずです。また、AI導入の成功事例を定期的に社内で共有し、モチベーションを維持しながら活用を進めることが重要です。